Entre les coûts d’acquisition, la maintenance, le carburant, l’assurance et la fiscalité, la gestion budgétaire d’une flotte de véhicules présente bien des défis. City rent vous guide pas à pas et vous présente les indicateurs, les outils et les bonnes pratiques à adopter pour gérer efficacement le parc automobile de votre entreprise.
Quels sont les coûts liés à la gestion d’une flotte automobile ?
Pour assurer une bonne gestion de votre flotte de véhicules professionnels, vous devez d’abord distinguer coûts fixes, coûts variables et coûts indirects. Chacune de ces dépenses affecte d’une façon différente le budget de votre société.
Les coûts fixes
Les coûts fixes correspondent essentiellement à l’acquisition ou à la location des véhicules. L’achat d’une voiture thermique ou électrique représente un investissement qui se traduit par l’établissement d’un plan d’amortissement, tandis que la location permet de répartir le coût plus simplement sur plusieurs années. Le choix entre achat et location dépend des objectifs de l’entreprise.
Ces coûts fixes incluent également l’assurance, ainsi que certaines taxes liées à la fiscalité automobile. Il s’agit de dépenses incompressibles qui forment donc le budget minimal à prévoir pour votre société.
Les coûts variables
Vous pouvez en revanche agir sur les coûts variables pour diminuer les dépenses liées à la gestion de votre flotte automobile.
En effet, les coûts variables dépendent de l’utilisation des véhicules :
- Le carburant (poste important pour les véhicules thermiques, mais réduit si vous avez fait le choix d’investir dans l’achat de voitures électriques) ;
- L’entretien et la maintenance ;
- Les réparations.
Les entreprises disposant de flottes automobiles importantes doivent tenir à jour des registres de consommation et de kilométrage de chaque véhicule pour anticiper les dépenses.
Les coûts indirects
Les coûts indirects, enfin, sont moins visibles. Il s’agit :
- De la dépréciation des véhicules ;
- Des amendes ;
- Des sinistres.
L’ensemble de ces éléments influence le TCO (Total Cost of Ownership, ou Coût Total de Possession) de la flotte.
Les indicateurs clefs pour la gestion budgétaire de votre flotte de véhicules
Les indicateurs clés sont indispensables pour suivre avec précision le coût global, la performance et le taux d’utilisation des véhicules.
Coût total de possession : la base de la gestion de la flotte automobile
Indicateur central pour toute gestion de flottes automobiles, le TCO correspond à l’ensemble des coûts liés à la possession, la location et l’utilisation d’un véhicule sur une période donnée. Cette période peut représenter une année, sa durée de vie ou sa durée d’utilisation.
Le calcul du TCO aide à comparer les différentes options disponibles (par exemple, achat ou location) et à anticiper les dépenses et les investissements.
Coût par véhicule et par kilomètre pour détailler la gestion de la flotte
Pour rationaliser l’utilisation des voitures et, donc, optimiser la gestion du parc automobile, il est utile de suivre le coût par véhicule et par kilomètre parcouru.
Grâce à ces données, vous pouvez détecter les véhicules les moins performants et planifier des mesures correctives, telles que leur remplacement anticipé.
Suivi des dépenses et des incidents
Le contrôle du budget de la flotte de véhicules passe nécessairement par la collecte de données précises sur la consommation de carburant et sur les incidents. Le gestionnaire peut ainsi identifier les tendances et les dépenses superflues.
Des outils existent pour faciliter la collecte de ces données.
Quels outils pour la gestion budgétaire de votre flotte de véhicules ?
Une gestion performante d’une flotte de véhicules nécessite des solutions adaptées à vos besoins. Veillez à choisir un logiciel conforme à vos attentes et à vos usages.
Logiciels de gestion de flotte de véhicules
Pour assurer la gestion de la flotte de véhicules de votre entreprise, téléchargez un logiciel classique, comme Winflotte, ou utilisez un logiciel sans téléchargement, comme FleetNote.
Ces outils permettent de centraliser les données relatives à la maintenance, au carburant, aux assurances et aux diverses dépenses. Ils comprennent des tableaux de suivi faciles à déchiffrer, ainsi qu’une analyse des objectifs de l’entreprise et de leur avancement.
Le prix de ces logiciels varie en fonction de la taille de votre flotte de véhicules.
Télématique et reporting pour piloter le budget d’une flotte d’entreprise
La télématique sert à maintenir un contrôle permanent de la mobilité et de l’utilisation de chaque véhicule. Elle comprend :
- Le suivi en temps réel, notamment grâce aux GPS (Système Mondial de Positionnement) ;
- L’analyse du comportement des conducteurs, de la sécurité à la consommation de carburant ;
- La maintenance préventive pour éviter les pannes.
Grâce aux différentes solutions de reporting, le gestionnaire de flotte peut ensuite transformer ces données en indicateurs.
Gestionnaire de flotte automobile ou externalisation de la gestion ?
Le choix entre un gestionnaire interne ou une externalisation dépend principalement de la taille du parc de véhicules et des objectifs de votre entreprise.
Le gestionnaire assure le suivi quotidien, la maintenance, le contrôle des dépenses et la coordination avec les collaborateurs.
La solution de l’externalisation, en revanche, vous fait bénéficier d’une gestion clé en main de votre flotte de véhicules.
Les bonnes pratiques pour la gestion budgétaire de votre flotte de véhicules
L’optimisation de votre budget repose sur l’adoption de bonnes pratiques qui vous permettent de maîtriser et de limiter les dépenses.
Suivi régulier et planification des dépenses pour la gestion de votre flotte de véhicules
La tenue d’un registre informatique de suivi des dépenses est indispensable. Ce registre peut être automatisé ou rempli par les gestionnaires de flotte. Vous pouvez ainsi établir un plan annuel des dépenses incluant des objectifs réalisables.
Bonne connaissance de la fiscalité automobile appliquée à la flotte de véhicules
Vos collaborateurs doivent développer une maîtrise de la fiscalité automobile, qu’il s’agisse du principe de déductibilité de la TVA sur certaines dépenses ou de l’application de la loi relative aux taxes sur les véhicules de société.
Gestion de la flotte automobile et optimisation du cycle de vie des véhicules
Le remplacement planifié des voitures vieillissantes, l’intégration de véhicules électriques et l’entretien préventif réduisent les coûts et augmentent la sécurité des conducteurs.
Sensibilisation des conducteurs
Des procédures claires sur la sécurité et la maintenance contribuent à réduire les dépenses et à améliorer la performance des voitures. Les collaborateurs impliqués deviennent des acteurs de la gestion de votre flotte de véhicules.